Standardowe komentarze przy zmianie statusów zamówień w sklepie internetowym

Obsługa zamówień w sklepie internetowym polega na przyjmowaniu, realizacji i dostarczaniu zamówień klientów za pośrednictwem strony internetowej. Proces ten zazwyczaj obejmuje rejestrację zamówienia, weryfikację dostępności produktów, przetwarzanie płatności, potwierdzenie zamówienia, dostarczenie produktów i rozwiązywanie problemów związanych z dostawą. Wszystkie te kroki mogą być automatyzowane przez oprogramowanie sklepu internetowego, które jest w stanie przetwarzać i przesyłać dane między klientem a magazynem.

Na każdym z etapów zamówienia klient może być informowany o jego przebiegu. W tym celu program umożliwia dokonywanie zmiany statusu zamówienia od jego przyjęcia po realizację.

W celu ułatwienia obsługi informacji przekazywanych klientowi podczas realizacji procesu zamówienia program posiada możliwość definiowania standardowych tekstów, które można do klienta wysłać podczas każdorazowej zmiany statusu zamówienia. Może to znacznie przyspieszyć obsługę wielu zamówień, gdyż nie trzeba za każdym razem pisać do każdego klienta tego samego tekstu przekazywanego mu w e-mailu wraz ze zmianą statusu zamówienia.

W menu Sprzedaż / Zamówienia / Statusy zamówień poza możliwością definiowania własnych statusów zamówień jest także możliwość dodania do każdego statusu zdefiniowanych komentarzy, które będą wstawiane po wybraniu statusu. Na liście statusów w menu z prawej strony znajduje się ikona po kliknięciu której wyświetlona zostanie lista standardowych komentarzy zdefiniowanych dla danego statusu zamówienia. Można tu zarówno edytować treść już istniejących komentarzy jak i dodawać nowe.

Podczas dodawania lub edycji standardowego komentarza można w jego treści poza dowolnie wpisanym tekstem stosować również zdefiniowane znaczniki, których dokładny opis znajduje się na dole formularza edycji. Po zastosowaniu znaczników w treści komentarza, podczas jego przesyłania do klienta zostanie podstawiona odpowiednia wartość. Dostępnych jest ponad 10 znaczników umożliwiających podstawianie różnych danych z zamówienia klienta.

Np. po zastosowaniu przykładowego znacznika {NR_PRZESYLKI} - zostanie w jego miejsce wstawiony numer przesyłki (jeżeli dla danego zamówienia została wcześniej wygenerowana przesyłka).
 

Jak używać standardowych komentarzy ?

Podczas zmiany statusu zamówienia - w szczegółach zamówienia w menu Sprzedaż / Zamówienie / Zarządzanie zamówieniami w zakładce "Historia" lub po zaznaczeniu wielu zamówień na listingu zamówień i wybraniu na dole akcji "Zmiana statusu zamówienia" - w formularzu jest wyświetlana najpierw lista dostępnych statusów zamówień. Po wybraniu odpowiedniego statusu poniżej zostanie wyświetlona lista ze zdefiniowanymi wcześniej standardowymi komentarzami. Wystarczy wówczas wybrać odpowiedni komentarz i w polu wiadomości wysyłanej do klienta pojawi się jego treść.

Zachęcamy do stosowania tej funkcji. Zdefiniowanie standardowych treści wiadomości e-mail do poszczególnych etapów realizacji zamówienia znacznie przyspiesza ten proces. Można dla każdego statusu zamówienia stworzyć kilka standardowych komentarzy i np. w zależności od sposobu płatności za dane zamówienie czy rodzaju przesyłki - wybierać inną treść komentarza.